ChatGPTなどの生成AIは、専門部署がない中小企業でも日々の事務作業を効率化できる身近な道具です。まずは重要な判断を任せるのではなく、下書きや整理など、人が最後に確認できる業務から始めましょう。
取り組みやすい3つの業務
- 文書作成：会議メモから報告書のたたき台を作る
- メール：要点と相手を伝えて丁寧な返信案を作る
- データ整理：一覧表の分類方法や集計手順を相談する
導入の進め方
最初に「毎週繰り返している作業」を一つ選び、従来の所要時間とAI利用後の時間を比べます。指示には目的、対象、文字数、出力形式を具体的に書くと結果が安定します。例えば「郡山のお客様向けに、専門用語を避けて200字で案内文を作成」と伝えます。
安全に使うために
顧客名、住所、契約内容、未公開の売上などの機密情報は入力しない運用ルールが必要です。生成内容には誤りが含まれるため、送信・公開前の人による確認も欠かせません。小さく試し、効果とリスクを確認しながら対象業務を広げることが成功の近道です。